Chaque projet est unique et nécessite une réflexion en amont, prenant en compte les spécificités de votre activité. Réaménagement, réhabilitation des espaces, rénovation, transformation, adaptation en flex office, optimisation des surfaces, nous vous accompagnons dans la définition et la conception de votre projet. Les audits et études que nous réalisons nous permettent de définir avec vous et pour vous le projet le plus adapté et sa faisabilité, en termes d’organisation des espaces, d’aménagement et de design.

Pour donner vie au dessin et transposer votre vision en trois dimensions, nous faisons l’interface avec tous les interlocuteurs et gérons pour vous l’intégralité du projet de transfert, depuis la consultation des entreprises jusqu’à la livraison finale en passant par le pilotage et la coordination de tous les corps d’ouvrage.

Travaillez, nous gérons le reste
Notre mission est de vous soulager de tâches chronophages autant que nécessaires tout en trouvant les bons prestataires pour vous accompagner à chaque étape de votre déplacement. Nous travaillons avec vos équipes afin d’organiser et de planifier les étapes pour vous assurer un transfert en toute quiétude.

Stratégie
Nous rédigeons une note méthodologique présentant la stratégie de transfert et définissons une programmation rigoureuse permettant d’anticiper la mise en place des différentes phases du mouvement de vos locaux.

Appel d’offres et dossier de consultation des entreprises
Nous établissons le cahier des charges, sélectionnons les entreprises à interroger, analysons les offres et vous restituons les propositions dans une grille d’analyse faisant apparaître les forces et faiblesses des soumissionnaires.

Transferts
L’organisation d’un déplacement de locaux peut être synonyme de stress au sein des équipes, voire de baisse de performance. Pour gérer et optimiser au mieux les transferts tout en limitant au maximum les interférences sur le travail de vos équipes, nous élaborons une matrice permettant de séquencer les volumes et le nombre de personnes à déplacer par vague. Celle-ci permet de :

• Co-construire la liste de transfert, la communiquer aux différentes parties prenantes, l’incrémenter en fonction du space planning micro-zoning figé
• Codifier l’ensemble des plans (lettrage) avec une identification de transfert spécifique définie en amont

Echanges
Tout au long du processus, nous vous dédions un interlocuteur unique, présent dans vos locaux, capable de répondre aux questions et de limiter les détracteurs au sein de vos équipes.

La communication est la clé de voûte d’un projet de transfert réussi. Expliquer, générer un échange d’informations rapide et fluide, sont des éléments essentiels pour engager positivement les collaborateurs dans le changement. Notre expérience nous a permis d’élaborer une stratégie de communication simple et claire, ainsi qu’un plan d’actions à activer aux différentes étapes du projet.

Nous rédigeons un « Guide de Transfert» destiné aux équipes et rappelant la méthodologie à suivre pour la préparation des conditionnements, l’étiquetage, les contacts utiles, la procédure digitale SAV, les informations pratiques liées au transfert, etc.

Des réunions d’informations sont également organisées, pendant lesquelles nous exposons toutes les modalités du déplacement et échangeons avec les salariés sur les plannings et l’accompagnement mis en place.

Nous proposons également de vous accompagner sur la communication autour des cleaning days. La communication étant essentielle sur ces campagnes de tri, nous effectuons un « Guide de cleaning days » afin d’apporter le bon niveau d’information aux collaborateurs engagés dans cette action.

Chez Move It, nous nous sommes donnés la mission de simplifier et fluidifier le transfert. Pour cela, nous développons des outils d’échanges sur mesure, conçus pour s’adapter aux besoins et aux contraintes de chaque client. La conception de ces outils répond à un seul et même objectif : qu’ils soient intuitifs et efficaces car il ne s’agit pas d’outils ou de processus additionnels mais bien de services qui facilitent et fluidifient les différentes étapes de votre transfert. Tous les collaborateurs, quelle que soit leur fonction, peuvent s’en servir sans formation et les utiliser immédiatement sans perte de temps.

Les collaborateurs pourront y retrouver toutes les informations utiles à leurs transferts et y consulter :

• Le guide de transfert
• Les informations sur les cleaning days
• Le plan d’implantation de leur future zone
• Le livret d’accueil
• Le retroplanning des principales phases et actions
• Les contacts utiles

La sortie des lieux peut parfois nécessiter une remise en état. Nous nous chargeons de vider les lieux et d’effectuer les travaux nécessaires pour remettre à votre bailleur les locaux tels que stipulés dans votre bail.

Dans tout projet de transfert, il ne faut jamais perdre de vue l’objectif ultime de celui-ci, qui est de créer un meilleur environnement de travail, plus performant et agréable à vivre pour vos collaborateurs. C’est pour cela que notre mission ne s’arrête pas une fois le transfert effectué.

Nous mettons en place un système de service après-vente depuis notre plateforme afin de permettre aux résidents de nous signaler d’éventuels dysfonctionnements en temps réel. Les utilisateurs peuvent, d’un geste simple, cliquer sur notre lien et se laisser guider pour signaler toute anomalie :

• Bureautique
• Mobilier
• Immeuble
• Transfert
• Implantation

Ces anomalies sont remontées sur notre plateforme selon la catégorie indiquée et sont redirigées vers les intervenants concernés par mail ou sms. En parallèle, le collaborateur est informé en temps réel de l’état d’avancement du traitement de sa demande.

Pour vous permettre de suivre et mesurer la satisfaction de vos équipes, nous définissons ensemble des indicateurs en fonction de vos besoins, indicateurs qui sont suivis et étudiés lors des Comités de Pilotage.